Í þessum kafla er settar fram upplýsingar um hvaða atriði sveitarstjórnir þyrftu að hafa í huga við undirbúning útboða á úrgangsþjónustu. Samband íslenskra sveitarfélaga hefur tekið saman sniðmát að útboðsgögnum sem vísað er í hér að neðan. Sniðmát að svæðisáætlun og sniðmát að samþykkt um meðhöndlun úrgangs má finna í Viðauka 1 og -2 við þessa handbók. Fyrir neðan sniðmátin er að finna umfjöllun um algeng atriði sem mikilvægt er að huga að í útboðum á úrgangsþjónustu.
- Útboð á hirðu heimilisúrgangs á lóðum og á grenndarstöðvum
- Útboð á meðhöndlun endurvinnsluefnis eftir söfnun
- Útboð á rekstri söfnunarstöðva
Þekking innan sveitarfélags
Byggja þarf upp þekkingu á málaflokknum hjá starfsfólki sveitarfélags og gefa tíma til að sinna verkefninu. Algengur vandi varðandi útboð og rekstur sveitarfélaga á úrgangshirðu, grenndarstöðvum og söfnunarstöðvum er að starfsfólk sveitarfélaga hefur ekki nægilega þekkingu á málaflokknum eða tíma til að sinna verkefninu. Treyst er á þjónustuaðila varðandi upplýsingar og ekki fylgst vel með hvort framkvæmd verksins sé í samræmi við útboðsgögn og samning við verktaka.
Tímalengd útboðsferils
Útboðsferli taka tíma. Hafa þarf nægilega langan tíma fyrir útboðsferlið og taka mið að umfangi og eðli verkefnisins. Algengt er að tími sem verktaka er gefinn til að hefja umfangsmikið verk sé mjög stuttur. Þetta skapar óvissu hjá bjóðendum um hvort þau nái að útvega á réttum tíma flutningatæki, ílát og gáma sem óskað er eftir. Verktaki sem þegar er með verkið fær talsvert forskot. Tímapressa getur hækkað tilboð sem berast. Gott er að birta tímaáætlun í útboðsgögnum til að bjóðendur hafi skýra yfirsýn. Í tímaáætlun má einnig birta verk sem á að framkvæma á samningstíma, ef verkefnið hefst ekki allt á sama tíma.
Taka þarf tillit til aðstæðna á mörkuðum og hvort útboð séu unnin á tíma þar sem afhending á vörum er almennt langur vegna sérstakra aðstæðna, t.d. heimsfaraldurs eða stríðsátaka. Dæmi eru um að það geti tekið allt að 6 mánuði að útvega gáma og allt að ár að fá nýja söfnunarbíla.
Innviðir og verkferlar
Góðar upplýsingar frá sveitarfélaginu skila betri og raunhæfari tilboðum. Lýsa þarf verkefninu þannig að skýrt er hvað er verið að bjóða út, hvaða aðstöðu er sveitarfélagið að bjóða væntanlegum verktaka, hvaða tunnur og ílát þarf bjóðandi að hafa tiltæk á ákveðnum tíma, hver er losunartíðni íláta, hvar á að losa, fjöldi djúpgáma, sérstök tæki sem þarf, t.d. tæki til þjöppunar, tæki til að tæma djúpgáma, ílát undir sérstakan eða hættulegan úrgang og svo framvegis.
Það getur verið kostur að hafa sveigjanleika í fjölda gáma. Innviðir í eigu sveitarfélaga eru í mörgum tilfellum söfnunarstöð og ílát við heimili. Þá eru grenndargámar og stærri gámar á söfnunarstöð boðnir út. Með þessu móti er hægt að hafa sveigjanleika eftir árstíðum og verktakinn er ábyrgur fyrir að hafa gámana tiltæka og í lagi. Ef íbúar geta valið ólíkar stærðir af ílátum þarf að ákveða hver heldur utan um lager.
Skipta má upp verkþáttum og bjóða í nokkrum smærri útboðum. Þá þarf að skoða hvort það tapist hagræði hjá þjónustuaðila af því að vinna verk saman, t.d. ef tök eru á að sækja nokkra úrgangsflokka á söfnunarstöð í sömu ferð.
Verkaskipting
Sveitarfélagið þarf að ákveða hvað þau ætla sjálf að gera t.d. varðandi þrif á svæðum, samskipti við íbúa, viðhald íláta eða skráning á fjölda ílát og talning íláta ef það á við. Ef verktaki á að sjá um verkefnin þarf það að koma fram í útboðsgögnum. Ákveða þarf hvaða ferli kvartanir og ábendingar fara í og hvernig eigi að taka á erfiðum málum, t.d. ef rangt er flokkað eða aðgengi er erfitt.
Nákvæmni upplýsinga í útboðsgögnum
Það hjálpar verktaka að fá sem ítarlegastar upplýsingar frá verkkaupa. Til að fá sem nákvæmast boð þá er æskilegt að búið sé að mæla vegalengdir sem verktaki þarf að aka innan sveitarfélagsins til að framkvæma verkið. Tiltaka ætti hvort það sé fjarlægðarregla fyrir ílát, tröppuregla eða annað sem getur lækkað kostnað við söfnun.
Á söfnunarstöðvum getur verið hagræði í því að þjappa í gáma til að flytja sem mest í hverri ferð. Taka þarf fram hver sér um að útbúa stærri gáma til flutnings og hvernig. Þetta getur tengst því hvort boðið er í flutning miðað við þyngd eða miðað við ferð. Ef boðið er út miðað við ferð þá skiptir verktakann ekki máli hve mikið er í gámum.
Það ætti að forðast að bjóða út eitthvað sem er innifalið í öðrum lið útboðsins. Hafa þarf alla verkliði sýnilega á útboðsblaði. Útskýra þarf hvað átt er við með hverjum verklið útboðsins, þannig að verktaki viti hvað hann er að bjóða í varðandi hvern verklið.
Ráðstöfun úrgangsefna
Setja þarf fram góða skilgreiningu á ferli úrgangsefna, hvert á að losa ólíka efnisflokka og hvaða kostnaður skal innifalinn í tilboðsupphæð. Ef gerð er krafa um tiltekna ráðstöfun úrgangs þarf það að koma fram.
Útboðstafla
Útboðstafla sem bjóðendur fylla út er grunnur að tilboði í verkefnið. Útboðstafla þarf að vera skýr og þannig að hún verði ekki misskilin. Hafa þarf samræmi milli útboðsliða varðandi hvað á að bjóða í og að niðurstaðan úr hverjum lið sé ákveðin tala miðað við þá þjónustu sem beðið er um. Tilboð eiga að vera samanburðarhæf strax við opnun. Sem dæmi ef boðið er út ákveðið magn þá ætti að vera í útboðstöflunni margföldun til að fá út mánaðarlegan kostnað eða árlegan kostnað. Texti um hvað er verið að bjóða í þarf að vera skýrt fram settur í töflunni. Samræmi þarf að vera hvort verð séu með eða án virðisaukaskatts.
Eftirlit með kröfum í útboði og framkvæmd úrgangsþjónustu
Kaupandi þjónustu, sveitarfélagið, þarf að fylgjast með framkvæmd verksins. Það gerir það enginn annar. Sviksemisáhætta gagnvart verktaka snýr m.a. að því hvort verktaki framkvæmi verkið í samræmi við útboðsgögn og samninga við verkkaupa, en stytti sér ekki leið varðandi framkvæmdina. Eftirlit getur verið framkvæmt með reglulegum verkfundum með fyrirfram ákveðinni dagskrá þar sem báðir aðilar leggja fram gögn um stöðuna. Vettvangsskoðanir þar sem tæki, búnaður og aðstaða er skoðuð ættu að vera
hluti af eftirliti. Taka þarf fram í útboðsgögnum hvernig eftirliti verður háttað og hvernig tekið verður á ágreiningi.
Ekki setja í útboðsskilmála kröfur nema ætlunin sé að standa við þær kröfur. Ef tekið er fram að gámar eigi að vera nýmálaðir við upphaf samningstíma þá þarf að fylgja því eftir. Verktakar sitja ekki við sama borð ef einn aðili hefur reiknað sitt boð eftir kröfum verkkaupa en annar ekki og treystir sá síðari á að kröfunni verði ekki fylgt eftir. Það getur munað talsverðu í verði að útvega nýmála gáma í upphafi verktíma. Reglulegir verkfundir geta verið vettvangur til að fara yfir slíkar kröfur.
Skil á gögnum
Taka þarf fram í útboðsskilmálum að verktaki eigi að skila til verkkaupa með reglulegum hætti gögnum um t.d. tíðni söfnunar, magn hvers úrgangsflokks og ráðstöfun efnis. Þjónustuverktakar geta boðið upp á aðgengi verkkaupa að “mínum síðum” þar sem ýmsar upplýsingar er að finna. Tryggja þarf aðgang verkkaupa að upplýsingum með reglulegum hætti, að minnsta kosti mánaðarlega.
Skilagrein
Framsetning á skilagreinum getur verið hluti af útboðsgögnum og verksamning. Sveitarfélagið ákveður þannig sjálft hvernig reikningar eru fram settir þannig að þeir skiljist og nýtist í eftirlit með verkefninu. Í skilagrein sem stillt er upp í útboðsgögnum komi fram allir liðir sem sveitarfélagið vill að komi fram við uppgjör og best er ef útboðstafla og skilagrein séu samræmdar, þannig að bera megi saman verð sem boðin voru og raunverulegan kostnað við verkið.
Vísitölubinding
Samningar til nokkurra ára eru gjarnan með vísitölubindingu. Margar leiðir hafa verið notaðar í gegnum árin en vísitölur sem mæla vinnu við úrgangsþjónustu geta verið launavísitala fyrir launaliðinn og akstur og byggingarvísitala fyrir leigu á gámum og ílátum. Jafnvel má nota undirvísitölur, t.d. fyrir akstur. Taka þarf fram hve oft vísitala er uppfærð, t.d. árlega, ársfjórðungslega eða mánaðarlega.
